CMS: évitez les pièges !
Qu’entend-on par « portail d’information » ?
- Une solution de Web Content Management a pour objectif de définir différents types de contenus afin de structurer l’information et d’en gérer la diffusion automatique sur un site Internet, intranet ou extranet, grâce à une séparation entre les données et la présentation. En effet, ces outils proposent des fonctionnalités de gestion du cycle de vie d’un contenu en définissant des dates de début et de fin de publication, de worklflows de validation d’un contenu… Des solutions de WCM sont proposées par Microsoft CMS ou InStranet, mais Frédéric Bon recommande également de se tourner vers les outils Open Source comme SPIP, ou RedHat qui ont été utilisés pour gérer de grands sites tels que l’ANPE, EDF, le site du Premier Ministre…
- Les outils de collaboration Web, bien souvent issus d’outils de groupware, visent à offrir à une équipe un espace de travail sous forme de mini site sur lequel il est possible de déposer des documents, de participer à un forum de discussion, de partager un agenda commun. OpenText, Intraspect, Open CMS et Sharepoint sont les solutions de collaboration les plus connues.
- Un portail d’intégration constitue une couche supplémentaire au-dessus des applications existantes de l’entreprise, dont l’objectif est d’offrir aux utilisateurs un accès centralisé aux ressources ainsi connectées. L’interface est donc composée de différents modules (ou portlets) et peut être personnalisée en fonction des besoins des utilisateurs. Selon Frédéric Bon, ces solutions proposées par PlumTree, HummingBird, IBM et BEA ne concerne que 5 % des besoins des entreprises qui souhaitent mettre en Å“uvre un projet de portail d’information, car elles n’apportent pas d’outil de gestion de contenu à proprement dit.
Frédéric Bon explique que bien souvent ces différentes catégories d’outils ne sont pas clairement définies dans les entreprises et les décideurs d’un projet de site web ou d’intranet se retrouvent à choisir en short list entre trois de ces solutions qui ne remplissent donc pas les mêmes fonctions. Le choix s’avère donc bien difficile…
Choisir une démarche « expérimentale »
En effet, les entreprises ont tendance à entrer dans une logique d’investissement lourd et à estimer qu’il est primordial de ne pas se tromper sur le choix de l’outil. Il est vrai que le marché des solutions de gestion de contenu est en phase de consolidation, ce qui complique la donne. Toutefois, pour prendre des garanties, les entreprises sur-spécifient leurs besoins, et il n’est pas rare de voir des outils utilisés à 10 % de leur potentiel.
Pour Frédéric Bon, la bonne pratique consiste à choisir des briques libres permettant de mettre en Å“uvre rapidement des outils pour répondre à des attentes précises. Grâce à cette méthode « petits pas » selon la terminologie de Clever Age, l’entreprise s’équipe par étape, au fur et à mesure que ses besoins fonctionnels se manifestent.
Dans un second temps, après cette phase de découverte et d’adoption des technologies de gestion de contenu, l’entreprise se révèle être suffisamment mature pour réaliser un cahier des charges complet visant à déterminer l’outil progiciel qui conviendra le mieux et qui proposera des fonctionnalités plus avancées.
Vous êtes prêts ? A vous de jouer !
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